73% van de marketeers vindt dat e-mailmarketing de kern is van hun werk en aangezien dit ook het kanaal is met de hoogste ROI is dit best te begrijpen. Je zou dus denken dat iedereen de regels op het gebied van het versturen van e-mailings kent, toch is dit niet het geval. Er komt meer bij het versturen van e-mailings kijken dan vaak in de eerste instantie gedacht, wat zijn de regels en wat kan je doen om je hieraan te houden?
Er zijn veel regels als het gaat om het e-mailen van consumenten en bedrijven en deze regels zijn de afgelopen jaren alleen maar strenger geworden. Zo was het vroeger toegestaan iedereen zomaar een e-mail te sturen, maar tegenwoordig kan dit niet meer. Iedereen die je mailt met enige vorm van commerciële content moet hiervoor van tevoren toestemming hebben gegeven. Tenzij het gaat om een persoonlijke e-mail. Ook moet in elke gestuurde e-mail een optie tot uitschrijving zijn.
Een andere belangrijke regel is dat er niet met een ‘noreply’ account gemaild mag worden, dit omdat de ontvanger altijd de mogelijkheid moet hebben om te kunnen antwoorden en omdat de ware identiteit van de afzender te zien moet zijn. Toch is deze regel niet altijd van toepassing, bijvoorbeeld een bevestigingse-mail van een inschrijving. Verstuur je toch een e-mail met dit account als het ongeoorloofd is, dan kan je hier een (openbare) waarschuwing voor ontvangen van de Reclame Code Commissie.
De laatste regel waar je als organisatie aan moet voldoen is dat er een pagina op de website te vinden is met een privacy statement. Op deze webpagina moet precies worden uitgelegd waarvoor de e-mailadressen gebruikt worden en hoe deze e-mailadressen zijn afgeschermd.
Ja dit mag, dat klinkt natuurlijk best verwarrend aangezien je niet zomaar iemand mag mailen. Je mag wel degelijk een databestand met e-mailadressen aanschaffen, maar je mag deze e-mailadressen niet gebruiken. Toch zijn er bedrijven die deze bestanden alsnog opkopen, maar waarom? Ten eerste wordt het feit dat het mailen niet mag vaak niet vermeld op de website van de verkopende partij, daarbij zijn ook de regels bij veel bedrijven niet duidelijk en omdat iedereen van iedereen e-mails ontvangt denken zij dat dit oké is. Het gebruiken van deze opgekochte e-mailadressen is SPAM en je kan hier een boete van maximaal €450.000,- voor ontvangen via de ACM-telecom wet.
In hoger beroep gaan is lastig aangezien de bewijsplicht bij jouw organisatie ligt. Je moet aantonen dat de gemailde persoon wel degelijk toestemming heeft gegeven om gemaild te worden. Dit is natuurlijk niet het geval omdat het databestand is opgekocht. De zaak zal altijd verloren worden en de boete moet worden betaald.
Ook dit mag in veel gevallen niet via e-mail. Tenzij je aan hele strenge voorwaarden voldoet. Zo moet de afzender en het reply-to e-mailadres zijn van de persoon die de informatie deelt met vrienden. Ook mag er aan beide partijen geen beloning worden gegeven, het principe ‘informeer een vriend en ontvang 10% op uw volgende aankoop’ mag dus niet terwijl dit vaak gebeurt. De laatste voorwaarde is dat het e-mailadres van de geadresseerde niet opgenomen mag worden in de database, het gaat hier dus om het versturen van een eenmalige mail.
Er zijn verschillende manieren om e-mailadressen te verkrijgen voor in het adressenbestand. De meest voor de hand liggende mogelijkheid is het verplicht maken van inschrijving voor de nieuwsbrief tijdens het aanmaken van een account op de website. Ook kan je op de website een pop-up maken met het bieden van een korting met als tegenprestatie het invullen van het e-mailadres en het daarmee aanmelden voor de nieuwsbrief. Richt je je als bedrijf meer op de B2B markt, dan kan je ook e-mailadressen verkrijgen op beurzen. Je kan een vaas bij je stand zetten waarin geïnteresseerden hun e-mailadres kunnen achterlaten. Mocht je deze achtergelaten e-mailadressen willen gebruiken, moet er bij inlevering wel vermeld worden waarvoor de ontvangen e-mailadressen gebruikt gaan worden.
Om iemand te kunnen mailen is er dus toestemming van de ontvanger nodig. Deze toestemming geven de ontvangers via een zogenaamde opt-in. Bij een opt-in geeft de inschrijver een e-mailadres op en voltooid daarmee het aanmeldproces. Een variant hierop is de steeds vaker geziene dubbele opt-in. Hierbij ontvangt de inschrijver na de aanmelding een e-mail met een bevestigingslink om de aanmelding te voltooien. De laatste mogelijkheid is om gebruik te maken van een opt-out, ook wel een soft opt-in genoemd. Hierbij is de mogelijkheid voor het aanmelden van de nieuwsbrief bij plaatsen van een bestelling automatisch aangevinkt. De inschrijver moet zelf dit vak uitvinken mocht hij/ zij zich niet aan willen melden. Nederlandse bedrijven mogen deze optie niet gebruiken, maar bedrijven buiten Europa wel. Let hier dus op als je je inschrijft voor een nieuwsbrief uit bijvoorbeeld Amerika.
Als je zelf ongewenste spam mail ontvangt zijn er drie dingen die je kan doen. De eerste optie is om het mailtje gelijk weg te gooien en er verder niets mee te doen. Mocht je vaker spammail ontvangen van de afzender, dan kan je ze ook aangeven bij het ACM via spamklacht.nl. De laatste en tevens de beste optie is om de afzender een mail terug te sturen. Grote kans dat zij de precieze regels niet weten en dankbaar zijn voor de notificatie dat het zomaar e-mailen zonder vooraf gegeven toestemming niet mag. Het bedrijf zal dit in de toekomst dan ook waarschijnlijk niet meer doen.
Hulp nodig bij het maken en/ of verzenden van deze e-mails of wil je meer weten over de regels, neem dan vrijblijvend contact met ons op!
Meld je aan voor kennis, updates & tips
